TICT Bestuursvergadering juni 2020

Notulen 19/06/2020 20:00

Vergadering belegd door
Type vergadering  Maandelijkse vergadering bestuur
Notulist  Bart Van Nieuwenhuyse
Aanwezigen  Bart, Kevin, Mark, Virginie, Klaas, Dirk
Verontschuldigd  Annelies Devlamynck, Erlinde

GOEDKEURING VERSLAG MEI 2020

Niet van toepassing

Stage Kemmel

We boeken om naar 25-26-27 juni 2021 in de Bosgeus (vorige bestemming), zonder verlies van centjes

Stage nieuwelingen-juniors Ardennen paasvakantie

Dit is geannuleerd, er werd geopperd om misschien een betere plaats te zoeken voor deze periode voor 2021. Bart heeft via mail geïnformeerd naar de voorwaarden om ons ‘verloren’ bedrag bij de annulatie toch nog te kunnen te kunnen recupereren (omboeking)
De bedoeling is om de stage 2021 opnieuw in de paasvakantie te laten doorgaan.

Koers 2 augustus miniemen en aspiranten

De praktische zaken zijn bijna allemaal geregeld (goedkeuring gemeente, keuring bond, nadars, overleg politie)
Actiepunten:
  • Navragen voorwaarden voor een friet- en ijsjeskraam, zo moeten we  een energie steken in bakken van bv worsten. (Dirk)
  • Informeren naar de kostprijs van een goedkopere medische dienst, de goedkoopste offerte tot nu toe is 300€. (Dirk)
  • Navragen of er buffs gesponsord kunnen worden door Bioracer (Virginie)
  • Navragen voor sponsoring chips (Bart)
  • Navragen of er medailles nodig zijn en ondersteuning daarvoor via de gemeente beschikbaar is. (Bart)
  • Navragen of er 20 Tomabel prijzenpakketten kunnen worden gesponsord (Mark)
Peter Scheldeman sponsort 500 €, waarmee we zo goed als uit de kosten zijn. Daarom gaan we geen extra sponsoring zoeken, en sparen we dit op voor de Poelbergcross. Hij (Peter) zorgt ook voor pullen van Specialized,

Voorlopige raming
Inkomsten (€) Uitgaven (€)
Sponsoring 500 Vergunning 280
Medische bijstand 300
Speaker 50
bevoorrading vrijwilligers 150
Medailles – prijzen
Huur infrastructuur

Poelbergcross

Binnen de werkgroep Poelbergcross werd beslist toch voor de Poelbergcross te gaan, wegens het relatief snel versoepelen van de maatregelen.
Het sponsordossier werd aangepast, Mark bekijkt nog eens de details en evt grafische foutjes + past voorwoord aan. We gaan er toch een aantal drukken, is gemakkelijker om ermee naar een sponsor te stappen (40 ? stuks )
De digitale versie blijft ook beschikbaar + bestelbon (zie bijlage – graag ook nog eens controleren).
Actiepunten:
  • Afwerken voorwoord en layout subsidiedossier (Mark)
  • Stand van zaken doorgeven aan boer (?)
  • Stand van zaken doorgeven aan Marc (Mark)

Agenda trainingen

We kiezen ervoor om onze huidige formule in Beveren nog even aan te houden wegens de grote interesse/opkomst
We switchen wel naar woensdag wegens het beginnen van de (oefen)koersen
  • do 2 juli 19.00 u tot 20.30 u training Beveren veld/weg
  • wo 8 juli 19.00 u tot 20.30 u training Beveren allen wegtraining
  • woe 15 juli 19.00 tot 20.30 u training beveren veld/weg
  • woe 22 juli 19.00 u tot 20.00 u verkenning koers van 2 augustus op ’t veld
Bark kijkt nog eens als er een mogelijkheid is voor een initiatie/training op de open piste in Rumbeke.
Er is ook voor alle leeftijden de mogelijkheid om in te schrijven op pistetraingen via Cycling Vlaanderen:

Algemene Vergadering

2 voorstellen nog af te toetsen bij Steven & Rik & ook bij Erlinde die verontschuldigd was op de vergadering : vrijdagavond 10 juli of vrijdag 31 juli bij Virginie (in combinatie met uit gaan eten ? – hoeft niet persé)
 Actiepunten:
  • nagaan beschikbaarheid Rik, Steven en Erlinde
  • Uitnodigingen opsturen

Grote agenda (ook te communiceren in de nieuwsbrief)

  • di 23 juni : lenigheid + zwemmen (4e van de 5)
  • di 30 juni : lenigheid + zwemmen (5e van de 5)
  • do 2 juli 19.00 u tot 20.30 u training Beveren veld/weg
    wo 8 juli 18.00 u tot 19.00 u training Beveren allen wegtraining
    woe 15 juli 19.00 tot 20.30 u training beveren veld/weg
    woe 22 juli 19.00 u tot 20.00 u verkenning koers van 2 augustus op ’t Veld Ardooie
  • zo 2 aug : koers miniemen en aspiranten Ardooie
  • zo 6 september Cross en fundag de Ark Ardooie (in combinatie met bbq- indien mogelijk) programma nog te bepalen
  • za/zo 7-8 november : Poelbergcross
  • paasvakantie 2021 stage nieuwelingen-juniors Ardennen (data afhankelijk van omboeking)
  • 25-26-27 juli – ploegstage De Bosgeus (indien omboeking goed verloopt)
0
X