Verslag 11/11/18 – tomabel-inofec-cyclingteam

TICT Bestuursvergadering november 2018

Notulen 22/11/2018 20:00

Vergadering belegd door	Mark Van den Meerssche \| voorzitter
Type vergadering	Maandelijkse vergadering bestuur
Notulist	Mark Van den Meerssche
Aanwezigen	Erlinde, Bart, Mieke, Kevin, Mark
Verontschuldigd	Annelies Devlamynck

GOEDKEURING VERSLAG OKTOBER 2018

Het verslag van de bestuursvergadering, gehouden op 4 oktober 2018 is met eenparigheid van stemmen goedgekeurd. De actiepunten werden overlopen en de punten die nog niet zijn uitgevoerd worden hier opnieuw opgelijst.

EVALUATIE POELBERGCROSS

De evaluatie van de cross is in detail gebeurd in de werkgroep cross. In deze bestuursvergadering beperken we ons tot een opsomming van de belangrijkste positieve elementen van de cross en de belangrijkste punten waar aan gewerkt kan worden.

Positieve punten te onthouden

het parcours biedt afwisseling en voldoende uitdaging
traiteur (Ma Kwizien)
de tent
de Poelberg als uitgelezen locatie met een grote weerklank in Tielt
de dikke banden race en kampioenschap van Tielt trekken veel deelnemers en supporters
Tielt heeft een goede, centrale ligging
er was een vlotte samenwerking en grote opkomst bij de vrijwilligers
er was veel sfeer
de schaal/grootte van het evenement was goed gekozen en perfect aangepast aan de omstandigheden en noden.
de keuze om een aparte werkgroep te maken, leidde tot een gerichte voorbereiding

Aandachtspunten om aan te werken

streven naar niet te lange beurten van goed ingelichte vrijwilligers om verveling en misverstanden te vermijden
streven naar een goede toegankelijkheid van het terrein om tegemoet te komen aan mindervaliden en ouderen.
streven naar een hogere ticketverkoop
streven naar een veiligere parking
streven naar een betere verdeling van het werk om meer kwaliteit en betere voorbereiding te bekomen
streven naar meer inkomsten door meer sponsoring
steven naar een betere kwaliteit door het opstellen en onderhouden van een draaiboek

Financieel

Er moeten nog een aantal kosten en inkomsten worden ingeboekt. Resultaat volgt.
De voorlopige prognose is een opbrengst van om en bij de 5000€.

Vooruitzichten editie 2019

De werkgroep kijkt na of het Vlaams kampioenschap naar Tielt kan worden gehaald.
De gesprekken om de weide te reserveren voor een editie 2019 verlopen moeizaam.

FINANCIEN 2018

Situatieschets

Omdat de jaarrekening voor 2017 al een omzet van 28.000€ weergaf, werd de VZW in 2018 BTW-plichtig. Dat brengt een aantal wijzigingen met zich mee. Jammer genoeg heeft niemand in het huidige bestuur de expertise om alle wijzigingen met vertrouwen toe te passen, waardoor externe hulp moet worden ingeschakeld.
Er is een begeleiding op maat traject bij Dynamo (https://www.dynamoproject.be/) besteld. Er is nog geen concrete datum ingeboekt.

actiepunten
Item	Priority	Assigned To	Added By	Deadline
No items to do.

KLEDIJ 2019-2021

Bestellingen – Leveringen

Alles, behalve de kousen, is geleverd bij Erlinde. Er is een verdeling per lid gebeurd.
De mouwen konden beter bij de kledij met relief.
De ritsbroeken zijn verkeerd bedrukt. Dit moet aangekaart en gecorrigeerd worden.
Om nieuwe leden niet al te lang te laten wachten op bestellingen, zullen bestellingen worden aangevuld met kledij die in de toekomst toch zal moeten worden besteld. Op die manier kan de minimum voorwaarde van 500€ voor een bijbestelling worden omzeild en kunnen nieuwe leden vlotter de nodige basisstukken krijgen.

Betalingen

Annelies kijkt de betalingen na. Er zijn vragen mbt de betalingen van het bestuur voor de vrijetijdskledij. Omdat de onkosten van het bestuur altijd worden vergoed, zullen zullen alle polo’s en jassen voor het bestuur worden terugbetaald.

In de volgende nieuwsbrief zullen vermelden dat de kledij bij Erlinde zal moeten worden afgehaald. De kledij mag worden gepast en eventuele opmerkingen mogen worden doorgestuurd, maar ze mag nog niet in het openbaar worden gedragen tot 1 januari 2019.

actiepunten
Item	Priority	Assigned To	Added By	Deadline
No items to do.

NIEUWE LEDEN 2019

Er werden al heel wat aanvragen voor nieuwe leden genoteerd. Daardoor zullen we met ingang van vandaag geen nieuwe aspiranten meer opnemen voor september 2019. Meisjes en mimiemen, geboren in 2007, 2008 of 2009 laten we wel nog toe. Voorlopig.

De nieuwe leden op proef zijn:

Jorit Deprez, 2003
Remi Desnoeck, 2004
Luca Wambeke, …
Mauro Wambeke, …
Korneel Vandenheede, …
Jasper Herni, …
Rune Deschepper, 2005
Leyto Commeyne, 2012
… …, 2011 (mama Sabine Demol)

TRAININGEN

Trainingen tot eind 2018 zullen worden aangekondigd in de volgende nieuwsbrief. Ze zullen doorgaan van 19u45 tot 20u15.
Op 6 december stoppen we iets vroeger en bieden we koeken en chocomelk aan.

actiepunten
Item	Priority	Assigned To	Added By	Deadline
No items to do.

SPONSORPROJECTEN

Specialized

Via fietsen Scheldeman is er de mogelijkheid geboden om één maal per jaar een korting van 35% te krijgen op alle fietsmateriaal van het merk Specialized en 30% op een fiets van het merk Specialized (behalve fietsen van het type S-Works). Er moet een nieuwsbrief worden opgesteld die de leden de mogelijkheid geeft om daarom in te tekenen en een bestelling door te geven aan Peter.

De nieuwsbrief is in opmaak.

Nieuwe tenten 2019

De offertevragen voor de nieuwe tenten is verstuurd en alle leveranciers hebben ook al gereageerd. De prijzen varieren sterk. Bijgevolg is het wellicht aangewezen om de kwaliteiten van de verschillende aanbiedingen van iets dichterbij te gaan bekijken.

actiepunten
Item	Priority	Assigned To	Added By	Deadline
No items to do.

PLOEGVOORSTELLING/NIEUWJAARSRECEPTIE 2019

Voorstel datum: vrijdagavond 4 januari 2019

Dit geeft de mogelijkheid om ploegvoorstelling en nieuwjaarsreceptie te combineren. Bovendien zal er geen cross zijn tussen 1 januari en 4 januari.
De locatie is voorlopig het INOFEC Kaffee. (Annelies kijkt nog na). De INOFEC toonzaal zal op 4 januari midden in de verhuisactiviteiten zitten en is daarom geen optie meer.

We opteren voor dezelfde traiteurdienst als de vorige jaren.

actiepunten
Item	Priority	Assigned To	Added By	Deadline
No items to do.

STAGE 2019

Mieke volgt de optie Bosgeus (Kemmel) op. Voorlopig is daar weinig reactie.
Best ook eens proberen bij de CJT boekingscentrale (09/210.57.70)

Voorlopige alternatieven, naast nog veel andere mogelijkheden:
CJT boekingscentrale

Het Oud Station, Leupegem (https://zelfkook.cjt.be/nl/detail/9221/het-oud-station)
Le petit geant, Liedericq (https://www.liedericq-lepetitgeant.be)

actiepunten
Item	Priority	Assigned To	Added By	Deadline
No items to do.

VARIA

Bart stelt de vraag of het interessant zou kunnen zijn om de maatschappelijke zetel te verplaatsen naar Tielt. Dat is geen must, maar we kunnen wel nagaan of dat extra voordelen met zich meebrengt. Voor- en nadelen zijn te verzamelen tegen de jaarplanning (14 /12).

actiepunten
Item	Priority	Assigned To	Added By	Deadline
Nagaan voor- en nadelen van verhuizen maatschappelijke zetel	Low		admin

AGENDA

Onder voorbehoud, locaties en andere details kunnen nog wijzigen, maar de datums zijn beslist.

No Events on The List at This Time